Gostaria de explorar neste artigo um assunto um pouco esquecido e até mesmo negligenciado pela maioria das empresas, principalmente do setor da Construção: o “Programa 5S”.

Desde que o conceito sobre 5S surgiu no mercado, oriundo da indústria automobilística, mais precisamente no Japão com o desenvolvimento do Sistema Toyota de Produção, a grande maioria das empresas, dos mais diversos setores, implementaram os denominados “Programas 5S”, das mais variadas formas possíveis. Tais iniciativas proporcionaram muitos resultados nas décadas de 80 e 90 vêm sendo replicadas até hoje. Assim como ter um bom Sistema de Gestão é essencial para qualquer tipo de empresa ou negócio, um Programa 5S também deve ser encarado como uma metodologia básica e primordial, fazendo parte do Sistema de Produção e orientando os processos e pessoas principalmente para os ganhos de produtividade que se deseja obter.

Em minhas atuais visitas a diversas obras pelo Brasil, dos mais variados tipos de mercado, tenho percebido que o tema “5S” está cada vez mais abandonado ou mesmo sendo utilizado de maneira errônea e sem foco. Os Programas de 5S no Brasil nasceram da maneira correta e foram se transformando ao longo dos anos e, nestas transformações, além de perderem a força e o objetivo, foram também sendo descaracterizados e desviados de seu principal foco: a Produtividade.

Quando o 5S nasceu no Japão, as empresas que o adotaram visavam não apenas a organização e a limpeza dos locais de trabalho porque eram temas importantes para os resultados, mas principalmente para que ele fornecesse os elementos primordiais para o aumento da produtividade dos colaboradores: a padronização e a eliminação dos desperdícios. Trabalhar em locais limpos e organizados é importante, mas o 5S deve ser cumprido em sua íntegra não apenas como mais um “Programa”, mas como uma metodologia diária de trabalho que deve ter como principal objetivo “enxergar os desvios dos padrões” e, como isso “eliminar os desperdícios dos processos”.

Locais desorganizados fazem com que os colaboradores andem mais (desperdício de Movimentação), transportem mais (desperdício de Transporte), tenham intransparência nos processos e, por conseguinte, produzam mais ou antes que o necessário (desperdício de Superprodução), comprem e estoquem mais que o necessário (desperdício de Estoque), entre outros dos 9 Tipos de Desperdícios já explorados em nossos artigos anteriores.

Desta forma, o 5S deve ser encarado como elemento base para a “Padronização e Estabilidade dos processos”, focando assim nos desvios desses padrões e na eliminação dos desperdícios. Isso faz com que os colaboradores, através de cada um dos 5 Sensos (Utilização, Organização, Limpeza, Padronização e Disciplina), aumentem a performance de suas atividades e processos.

Iniciativas de implementação de Lean Construction devem contemplar então um Programa simples, porém bastante abrangente e eficiente de 5S em todas as obras e na própria empresa. Um bom Programa de 5S deve conter pelo menos 4 pilares básicos:

Treinamento inicial – para que os colaboradores conheçam o conceito e possam “entender” o real significado de cada “S”, bem como o principal foco que é a padronização e a eliminação dos desperdícios e, como consequência, o aumento da produtividade;

Workshops ANTES X DEPOIS – são reuniões de 4 a 8 horas, em um determinado local de trabalho, onde será realizado o 5S, de modo que se possa registrar o estado atual do local e das condições de trabalho dos colaboradores (ANTES), anotar os problemas, discutir com o grupo as potenciais melhorias e registrar as implementações realizadas (DEPOIS);

Verificações periódicas ou auditorias – avaliações constantes realizadas em períodos pré-determinados, envolvendo não apenas os colaboradores da produção, mas também os gestores e a Direção, de modo a fazer com que todos participem do processo e se envolvam “pessoalmente” junto à obtenção dos objetivos do Programa. Afinal, os gestores devem ser o exemplo dos colaboradores para que os resultados sejam alcançados;

Plano de Ação – arquivo ou template digital ou mesmo em papel, para registro das ações de melhoria para a implementação do estado futuro do 5S (DEPOIS), bem como para que os colaboradores possam, nas reuniões periódicas com seus gestores, dar novas sugestões para futuras implementações. O Plano de Ação deve ser algo “vivo” nas equipes, ou seja, deve ser gerenciado semanalmente de forma clara e objetiva a todos os envolvidos.

Ao implementar um Programa 5S reflita sobre os resultados que você deseja obter em termos de Padronização e Estabilidade dos Processos e foque todos os esforços possíveis para que a Disciplina perdure não apenas em relação à Limpeza e Organização, mas, principalmente, em relação à eliminação de todos os Desperdícios possíveis. Afinal, são eles os principais responsáveis pela baixa produtividade, atrasos e aumento de custos.

Encare o 5S como um elemento chave para o sucesso de suas atividades diárias e verá que o foco nos Desperdícios pode lhe trazer muito mais resultados do que você imagina.

Seja LEAN você também e apoie a sua empresa rumo à Excelência.

Jevandro Barros

Diretor Geral IOpEx Brasil